المهام الرئيسية:

تنفيذ التعليمات الادارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تنفيذ القرارات الادارية الصادرة عنه

فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين وفتح البريد الالكتروني والرد عليه بحسب توجيهات الرئيس المباشر

انجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية وتنظيم الملفات الخاصة بالجمعية وخدمات المستفيدين 

حفظ المعاملات والعناية بالملفات بأسلوب سلس يسهل عملية الرجوع إليها

تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الجمعية ومجلس الإدارة والمشاركة في هذه الاجتماعات وتدوين وتوثيق محاضرها، وطباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر والأطراف الأخرى المشاركة في الاجتماع.

·          تنظيم وطباعة وتوزيع وصياغة جميع المراسلات والتقارير والسجلات المتعلقة بالجمعية.

·         مسؤول عن تنظيم وتسجيل الاجتماعات لجميع الرؤساء.

·         يؤدي واجبات أو مسؤوليات أخرى قد يتم تعيينها من قبل مدير الإدارة.

المؤهل التعليمي:

·         سعودي الجنسية 

·         اجتياز المقابلة الشخصية 

·         شهادة جامعية أو شهادة سكرتارية أو دبلوم

الجدارات السلوكية:

العمل الجماعي

الاهتمام بالتفاصيل

البحث عن المعلومات

الوعي الذاتي

الجدارات الفنية:

برمجيات البريد الإلكتروني

·         إدارة الوقت بكفاءة.

·         امتلاك مهارات التواصل الفعال بالكتابة والتحدث.

·         القدرة على توزيع الانتباه على أكثر من مهمة في وقت واحد.

·         سرعة التعلم.

·         القدرة على استخدام آلات المكتب مثل الطابعة والفاكس وغيرها.

·         الدقة في إعداد التقارير وتسليمها في الموعد.

·         الانتباه للتفاصيل والقدرة على حل المشكلات والتصرف تحت الضغط.

·         المبادرة والابتكار للوصول لخلق تجربة إيجابية للآخرين.

·         سرعة الكتابة.

·         الطباعة على الحاسب الآلي ومهارات جيدة في استخدام الكمبيوتر.

·         مهارات استخدام البرامج المكتبية والإدارية مثل: Microsoft Office – Google Workspace – Excel – PowerPoint.

تصنيف البريد

جدولة الزيارات

·         سنتين إلى ثلاث سنوات من الخبرة في الإجراءات المكتبية والوظائف الكتابية. 

·          يجب أن يكون قادرًا على تحفيز الموظفين والعمل كفريق.